Come archiviare efficientemente i propri documenti

 

Spesso capita di fare la foto più bella che cattura il momento indimenticabile.

Quando poi si tratta di filmare il concerto dell’artista preferito o il compleanno del figlio o del nipotino.

Magari ti piace  sfruttare la memoria sconfinata del tuo personal computer per archiviare i tuoi appunti e manoscritti. Il tuo progetto di interni per trasformare il tuo salotto, o il tuo studio.

Capita poi con la quantità di impegni giornalieri che si hanno, di dover accantonare temporaneamente il progetto per riprenderlo dopo un certo intervallo di tempo più o meno lungo.

Nel tempo i progetti aperti ed i ricordi, tendono ad accumularsi e a divenire sempre più numerosi.

Capita poi periodicamente di voler vedere quella bella foto fatta in quella particolare circostanza e di non ricordarsi più dove la si è messa. Ti è mai successo? Se si allora questo articolo fa per te.

Un centro di raccolta dei tuoi dati

Al fine di recuperare in maniera efficiente quello che stai cercando, è necessario per prima cosa accentrare in un unico contenitore tutti i tuoi dati personali. Un tempo questo compito era impossibile, in quanto non esistevano supporti di capacità sufficientemente ampia da potervi memorizzare tutti i propri dati personali. Già da qualche anno si trovano dispositivi di archiviazione che superano il terabyte. Comprando uno di questi dispositivi, difficilmente capiterà di riempirlo tutto solo con i propri dati personali, nell’ arco di un’ intera vita.

Non ti consiglio invece di lasciare i tuoi dati in una chiavetta usb in quanto facilmente smarribile e comunque di capacità limitata. Anche se le moderne chiavette usb possono arrivare a capacità notevoli, come 64gb o più. Ci si troverebbe comunque costretti a dover utilizzare più volumi dopo un certo tempo. Inoltre le chiavette USB possono perdere la memoria, dopo un certo numero di anni, più velocemente che un supporto magnetico vecchio stile.

In generale comunque tutti i supporti sono proni alla rottura dopo un certo tempo. Per rendere sicura la memorizzazione per il lungo periodo è necessario utilizzare degli accorgimenti. Come implementare un sistema RAID, del quale riporterò in seguito un articolo dedicato.

 

Separa i tuoi dati personali, da quelli pubblicamente reperibili

È importante tenere separati i dati personali da quelli pubblici. Questi ultimi infatti, in caso di disastro o di cancellazione involontaria, possono essere ottenuti nuovamente semplicemente copiandoli di nuovo dalle fonti già utilizzate in precedenza. Oppure da altri fonti pubbliche. I dati personali invece, che siano foto o documenti scritti o tracce audio, non sono reperibili da fonti esterne, a meno di non averle preventivamente pubblicate. Se ci si tiene alla propria discrezione, si farà attenzione prima di caricare su internet i propri dati personali.

Separare i dati personali da quelli pubblici permette inoltre di risparmiare spazio sull’ unità di archiviazione centrale. In quanto i dati pubblici possono stare comodamente su un supporto separato su cui si potrà applicare un minore livello di protezione dei dati.

Tutte le strade portano a Roma

Ora arriva il cuore dell’articolo. Man mano che si copiano i dati sul supporto di archiviazione, useremo l’accortezza di creare più collegamenti ai dati archiviati. Ogni collegamento avrà il nome di un significato particolare e personale che attribuiamo al file.

Ad esempio, supponiamo di archiviare le foto e i video fatti durante le vacanze in Sardegna nel 2019 fatte con la famiglia e con gli amici Paolo e Anna.

 

I file si presenteranno tipicamente in questa maniera:

 

Una lista di file senza struttura. Solo il nome ci da qualche informazione sulla data.

Copiamo quindi le immagini in una cartella del nostro archivio centrale. La cartella la chiameremo Sardegna_2019.

Otterremo quindi una struttura di questo tipo:

 

Per questo tipo di dato potrebbe già essere sufficiente così, in quanto il nome della cartella richiama già un significato che a mente dopo anni, si può facilmente ritrovare.

Basterà infatti entrare nella cartella e digitare “Sardegna”, che il gestore di file ci porterà automaticamente alla cartella che potremo ritrovare facilmente. È altresì vero che le vacanze sono state fatte insieme agli amici Paolo e Anna. Immaginiamo che volessimo avere un archivio dove sono presenti tutti i viaggi fatti con gli amici Paolo e Anna. Supponiamo dunque di aver creato in passato una cartella “Paolo_e_Anna” dove mano a mano salviamo le foto fatte insieme a loro. Tornando all’ esempio precedente dunque, delle vacanze in sardegna, ci saremmo trovati nella situazione di voler salvare le nostre foto sia nella cartella Sardegna_2019 che nella cartella Paolo_e_Anna. In quanto le foto salvate riguardavano entrambe le cartelle di archiviazione: Sardegna_2019 e Paolo_e_anna.

In quale cartella salvo i files ?

Possiamo pensare dunque  di copiare i files in entrambe le cartelle “Paolo_e_anna” e in Sardegna_2019, così in futuro da poterle richiamare facilmente digitando le loro iniziali: “Paolo..” oppure “Sardegna..” ed arrivare immediatamente alla fruibilità dei dati. Questo tuttavia comporterebbe una ridondanza dei dati che occuperebbe spazio di memorizzazione inutile, in quanto copie esatte dei file di origine.

Oltretutto si vorrebbe creare un ulteriore cartella relativa all’ anno 2019. Dove mettere tutte la attività più significative ed interessanti che si sono svolte nell’ arco di quell’ anno.

Le foto della vacanza in Sardegna si sarebbero dovute porre anche lì. In quanto vacanze svolte nell’ anno 2019.

Questo comporterebbe addirittura una triplicazione dello spazio in uso.

Utilizzo dei collegamenti

Ci viene incontro la funzione supportata da tutti i sistemi operativi di creazione di collegamento. I files dunque potranno essere copiati una volta sola su una delle cartelle, e poi collegati in tutte le altre.

 

I files così collegati nelle tre cartelle risulteranno memorizzati una sola volta, ma richiamabili con tre mnemonici differenti.

·        2019

·        Paolo_e_Anna

·        Sardegna_2019

Con la stessa tecnica si sarebbero potuti creare collegamenti in altre cartelle e così altri mnemonici.

Come ad esempio

·        Anna

·        Anna_e_Paolo

·        Vacanze

·        Mare

etc.

Questa banale tecnica che sfrutta i collegamenti a files, simula il concetto di Tag, provvisto di solito sui sistemi di archiviazione online. I collegamenti servono da etichette che caratterizzano e danno significato al contenuto.

Si creano così più strade o percorsi che ci portano al nostro file o contenuto informativo. Esattamente come i percorsi sinaptici del cervello, che ci permettono di associare un’ idea ad un’ altra, riusciremo a richiamare i files di interesse senza ricordare il nome del file esatto, ma digitando le iniziali di una qualsiasi cosa che ci verrà in mente richiamando alla memoria la situazione vissuta e memorizzata nel file.

Es, Mare, Paolo, Anna, Sardegna etc.

 

Seguono due immagini schematizzanti: la situazione come di solito si presenta salvando i files in una sola cartella senza creare collegamenti:

 

E creando collegamenti ai files (contenuto multimediale) tanti quanto sono le cose che i contenuti dei files ci richiamano alla mente.

 

             

Si otterrà dunque questo risultato finale:

 

Conclusioni

Archiviare bene files personali comporta un piccolo impegno in più, per scrivere più tracce e percorsi che ci permetteranno di richiamarli velocemente. Questi percorsi si realizzeranno creando collegamenti ai files nominati con i concetti che  meglio richiamano il contenuto dei files.

Cos’ facendo basterà in qualsiasi momento futuro, anche a distanza di anni, di digitare le prime cose che ci verranno in mente del contenuto del file ricercato e di essere ricondotti direttamente al file che si cerca.